מצטער, לא הגעתי לזה...
כשהתחלתי לעבוד עם לקוח חדש מתחום הבניה, מצאתי צוות בסיסי של שלושה אנשים ועוד שמונה קבלני משנה המצויים בבלבול מוחלט. כשניסיתי לדבר איתם – הם היו מאד עסוקים. כשחקרתי זאת הסתבר שהיו עסוקים בעיקר בלתחזק את הבלאגן.
עסק יכול להראות פעיל מאוד. האנשים מתרוצצים ממקום למקום והמהומה רבה. השאלה היא: "האם הצוות יעיל?" הדרך היחידה לבדוק זאת היא לראות האם יוצאים תוצרים טובים ובכמויות. במקרה הזה התוצרים לא היו מספקים ובכמות משביעת רצון.
אפשר למצוא שלושה סוגי התנהלות בעולם העסקים.ישנם מנהלים שלא עובדים לפי כל תכנון מקדים. אנשים כאלו יהיו תמיד "טרודים ועסוקים" ובפועל לא יוציאו תוצרים רבים. לעומתם ישנם מנהלים שכותבים רשימת משימות לביצוע ואחר כך הולכים ומוציאים דברים אל הפועל. זה אמנם עדיף בהרבה אך עדיין לא אידיאלי. אז מהו הסוג השלישי של התנהלות שאליו אנו מתכוונים?
טיפול
ישנו מונח שנקרא "תוכנית קרב". זוהי "רשימת יעדים ליום המחרת או לשבוע הקרוב המקדמים את התכנון האסטרטגי והמטפלים בפעולות המיידיות ובחריגות המעכבות אותו." (לקוח מתוך קורס מנהלי ארגונים).
הסוג השלישי והרצוי של התנהלות יהיה הכנת תוכנית קרב יומית ושבועית המבוססת על ומתואמת עם התכנון האסטרטגי, כך כל צעד דוחף להשגת היעדים של העסק.
כשניגשתי לעזור לעסק להכניס סדר, המצב חייב טיפול מיידי. אז כצעד מקדים לתכנון אסטרטגי לטווח הארוך ובשביל להשיג שקט תעשייתי המאפשר תפקוד, הסתכלנו מה ההכנסה שצריכה להכנס ולפי זה הכנו תוכנית קרב שהורכבה מגבייה, מכירות, שיווק ותפעול. כל פריט תוכנן כך שיקדם את השגת המטרות.
תוצאות
המנכ"ל התחיל לעבוד בצמוד לתוכנית הקרב שלו וכך עשה רק מה שתרם לתפוקה ממשית. כל חלקיק אחר ולא קשור שהגיע אליו נהדף בהחלטיות. בעיקבות זה, התייעלה מאוד עבודת הצוות, שכעת לא התרוצץ בהקטיות חסרת תוצאות אלא עשה רק מה שנחוץ כדי לקדם השגת תוצרים.
מפתיע לראות שעסק שעובד בצורה הזו יראה הרבה יותר רגוע, אך "איכשהו" למרות הרוגע שבו הדברים נעשים, התוצאות מגיעות בכמויות.
כשפגשתי את בעל העסק לאחר מספר ימים וביררתי איך הולך, הוא היה רגוע ודיווח שדברים מתבצעים הרבה יותר טוב והבלבול מתפוגג. הצעד הבא היה ששני אנשי הצוות הנוספים התחילו לעבוד באותו האופן ועכשיו אפשר לגשת לתכנון האסטרטגי שנותן מבט לטווח ארוך יותר שממנו אפשר יהיה לגזור תוכניות קרב שיעילותן מירבית.
אשמח לשמוע תוצאות מיישום,
בהצלחה!
עפר פלאוט הוא המנכ"ל והבעלים של אקספדיטור מאיץ עסקים בע"מ.
החברה מספקת שירותי ליווי עיסקי והכשרת מנהלים.
